Buku Administrasi PKK

Digunakan untuk mencatat keadaan dan kegiatan PKK dari tingkat Desa/ Kelurahan sampai dengan tingkat Pusat yaitu:

1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK
2. Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar
3. Buku Keuangan
4. Buku Notulen
5. Buku Inventaris
6. Buku Kegiatan

1). Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK
Digunakan untuk mencatat daftar nama Anggota TP PKK dan Kader PKK di tingkat desa/kelurahan.

2). Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar
Untuk mencatat surat-surat yang masuk (diterima) dan surat-surat yang keluar (dikirim)

3). Buku Keuangan
Untuk mencatat jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.

4). Buku Notulen
Untuk mencatat jalannya rapat/pertemuan serta hasil-hasilnya pada setiap rapat/ pertemuan yang diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK. Setiap notulen harus ditandatangani oleh pembuat notulen dan disahkan dengan ditandatangani oleh pimpinan rapat meliputi :
1) Tanggal rapat/pertemuan.
2) Waktu/Jam mulainya rapat/pertemuan.
3) Tempat rapat/pertemuan.
4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat pleno
5) Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup :
- Pimpinan rapat
- Jumlah yang diundang
- Jumlah yang hadir
- Jumlah yang tidak hadir
- Susunan acara
- Uraian jalannya rapat/pertemuan
- Kesimpulan rapat
- Penutup

5). Buku Inventaris
Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang

6). Buku Kegiatan
Untuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/ diikuti oleh TP PKK.
Setiap selesai melaksanakan kegiatan, yang mendapatkan tugas menandatangani buku kegiatan ini. Apabila yang bertugas terdiri dari beberapa orang, yang tanda tangan cukup seorang saja yang menjadi Ketua dari kelompok yang sedang melaksanakan kegiatan dengan mencantumkan juga seluruh nama-nama pelaksana lainnya.

Apabila diperlukan dapat menambah buku lain misalnya : Buku Tamu.

Catatan :
Setiap akhir tahun buku-buku tersebut ditutup/diberi garis batas dan direkap/ diadakan penjumlahan (bagi yang dapat dijumlah) dan disimpulkan sehingga setiap tahun tidak perlu mengganti buku. Hasil rekapitulasi dan kesimpulannya dijadikan bahan penyusunan laporan berkala mengenai kegiatan yang sudah dilaksanakan.

 

BUKU CATATAN

Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT dan Kelompok Dasawisma meliputi :

1) Buku /Catatan Kelompok PKK Dusun/ Lingkungan:

1. Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Warga (RW)
2. Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RW
3. Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RW.

2) Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun Warga:

1. Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Tetangga (RT)
2. Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RT
3. Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RT.

3) Catatan Kelompok PKK Rukun Tetangga

1. Rekapitulasi data warga dari kelompok Dasawisma.
2. Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok Dasawisma
3. Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok Dasawisma.

4) Catatan Kelompok Dasawisma

1. Data Warga TP – PKK (Data Primer)
2. Data keluarga
3. Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita

Penjelasan Buku/Catatan:

1. Data Warga TP-PKK :  Data yang diambil dari warga binaan PKK yang diisi oleh masing-masing anggota keluarga
2. Data Keluarga :  Data yang diambil dari keluarga berdasarkan rumah yang di data.
3. Catatan Data dan Kegiatan Warga : Untuk mengetahui jumlah, keadaan dan kegiatan-kegiatan yang diikuti dari anggota keluarga. 
4.  Catatan Ibu Hamil, Melahirkan, Nifas, Ibu Meninggal, Kelahiran Bayi, Bayi Meninggal Dan Kematian Balita.

Rekapitulasi Catatan data dan Kegiatan Warga, secara berjenjang dilakukan pada kelompok Dasawisma, Kelompok PKK RT, Kelompok PKK RW, Kelompok PKK Dusun/lingkungan, TP-PKK Desa/Kelurahan dan seterusnya.

DATA KEGIATAN

Setiap jenjang TP PKK dari Pusat sampai dengan Desa/ Kelurahan, memiliki data kegiatan, baik yang berupa papan data maupun lembar data kegiatan.
Data kegiatan tersebut meliputi:

1. Data Umum TP PKK
2. Data Kegiatan Pokja I
3. Data Kegiatan Pokja II
4. Data Kegiatan Pokja III
5. Data Kegiatan Pokja IV
6. Data Posyandu :

• Papan/ Lembar Data Jumlah Pengunjung/ Petugas Posyandu Berada di lokasi dimana Posyandu berada, serta di Desa/ Kelurahan.
• Di Desa/ Kelurahan merupakan rekapitulasi/ penjumlahan dari Posyandu-posyandu yang ada di Desa/ Kelurahan tersebut. Kegunaannya untuk mencatat ibu-ibu/bayi dan anak balita yang datang memerlukan pelayanan Posyandu.
• Papan/ Lembar Data Kegiatan Posyandu Merupakan catatan tentang keadaan dan hasil-hasil kegiatan yang dilaksanakan, untuk mengetahui pencapaian has